Beste,

Op 25 mei 2018 is de de nieuwe privacywetgeving ”Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)” of ”General Data Protection Regulation (GDPR)” in voege getreden.

Deze Europese verordening handelt over de bescherming van de persoonsgegevens en legt verplichtingen op aan organisaties die deze gegevens verwerken of gebruiken. Met deze nieuwe wetgeving wil de EU burgers meer controle geven over hun persoonlijke data.

We willen jullie daarom graag informeren over hoe jullie gegevens door vzw. het genootschap van de pot gebruikt worden. Geen paniek, het is de logica zelve...

 Welke persoonlijke gegevens worden verzameld ?

 Enkel deze persoonlijke gegevens worden door ons opgeslagen :

 Dit zijn de gegevens die we rechtstreeks van jullie hebben ontvangen bij de start van het lidmaatschap. We gaan er dan ook van uit dat jullie ons toestemming geven om deze gegevens te gebruiken bij de behandeling van het lidmaatschap.

 Om welke reden worden deze gegevens gebruikt ?

 Dit is de minimale informatie die we nodig hebben voor het behandelen van de lidmaatschappen. Naam en adres worden gebruikt voor de elementaire ledenadministratie, en het e-mailadres en telefoonnummer wordt gebruikt als enige contactmiddel voor het versturen van de uitnodigingen voor de activiteiten.

 Met wie worden deze gegevens gedeeld ?

 Bepaalde delen van deze gegevens worden uitsluitend met Zythos vzw gedeeld en aan niemand anders uitgewisseld.

 

Hoe worden deze gegevens opgeslagen ?

 De gegevens voor de ledenadministratie worden nooit op onbeveiligde online locaties opgeslagen. De gegevens worden offline opgeslagen op een beveiligde computer, met een dubbele back-up op twee fysieke externe harde schijven die niet gedeeld worden.

 Voor hoe lang worden deze gegevens bewaard ?

 We houden deze gegevens uiteraard bij zolang het lidmaatschap geldt. Als het lidmaatschap niet hernieuwd wordt, wordt aan de persoon gevraagd of hij/zij op de mailinglijst wil blijven staan om op de hoogte gehouden te worden van onze activiteiten. Bij een negatief antwoord of bij het uitblijven van een antwoord, worden de gegevens gewist.

Bij een stopzetting van het lidmaatschap, worden de gegevens dus gewist, tenzij de persoon expliciet vraagt om de gegevens te bewaren.

In het kort : we gebruiken en bewaren alleen de minimale noodzakelijke informatie die we nodig hebben voor het behandelen van de lidmaatschappen en dit alleen tot zolang het lidmaatschap loopt. Deze informatie wordt niet met derden gedeeld. Alleen de noodzakelijke informatie voor lidmaatschap bij Zythos vzw wordt met hen gedeeld.

Vriendelijke groeten,

Het bestuur